Ihr Leitfaden zur digitalen Transformation
Entdecken Sie das umfassende Glossar für Ihre digitale Transformation
Glossar digitalisieren.team
Ablagesystem (digital)
Strukturierte, digitale Organisation von Dokumenten nach Kategorien, Projekten oder Zeiträumen zur schnellen Wiederauffindbarkeit.
Automatisierung
Einsatz von Technologie zur Reduzierung manueller Arbeitsschritte, z. B. bei Dokumentenablage, OCR-Verarbeitung oder E-Mail-Ablagen.
Belegmanagement
Strukturierte Erfassung, Verarbeitung und Ablage von Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelegen – oft im Kontext von Steuer und Buchhaltung.
Chaos im Büro
Wenn Unterlagen verschwinden, Ablage zur Glückssache wird und kein Mensch mehr weiß, wo was liegt – dann regiert das Chaos. Strukturierte digitale Ablage ist der erste Schritt raus aus dem Dschungel.
Cloud-Speicher
Online-Dienste zur sicheren Speicherung und ortsunabhängigen Verfügbarkeit digitaler Dokumente.
Digitale Ordnung
Digitale Ordnung schafft Transparenz, senkt Risiken und erhöht die Skalierbarkeit – zentrale Kriterien für potenzielle Käufer:innen und Investoren.
Dokumentenklassifizierung
Automatische oder manuelle Zuordnung von Dokumenten zu Kategorien (z. B. Rechnung, Vertrag, Angebot) – wichtig für eine strukturierte Ablage und Weiterverarbeitung.
Findbarkeit
Maß dafür, wie schnell und zuverlässig digitale Dokumente anhand von Suchfunktionen oder Struktur wiedergefunden werden können.
Kollaboration
Zusammenarbeit an Dokumenten über digitale Tools – z. B. gleichzeitiges Arbeiten im DMS oder in Cloud-Dateien.
Metadaten
Zusatzinformationen zu Dateien wie Erstellungsdatum, Dokumenttyp, Kategorie – hilfreich für automatisierte Ablage und Suche.
Naming Convention (Dateibenennung)
Einheitliche Regeln zur Benennung von Dateien, um Übersichtlichkeit und Suchbarkeit zu fördern (z. B. „2025_01_Rechnung_Dienstleister.pdf“).
Personalmangel
Wenn die Arbeit wächst, aber niemand da ist, der sie übernehmen kann. Prozesse wie Scannen, Umbenennen und Ablegen können ausgelagert werden.
Revisionssicherheit
Technische und organisatorische Maßnahmen, die sicherstellen, dass digitale Dokumente nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können – z. B. GoBD-konforme Archivierung.
Suchzeit
Die Minuten (oder Stunden), die man damit verbringt, ein bestimmtes Dokument zu finden – analog oder digital. Durchdachte Datenstruktur hilft Zeit zu sparen.
Tagging (Schlagwortvergabe)
Manuelles oder automatisiertes Zuweisen von Schlagwörtern zu Dokumenten zur besseren Organisation und Auffindbarkeit.
Zettelwirtschaft
Lose Blätter, Post-Its, Schnellhefter – die analoge „Ablage P“ vieler Büros. Digitalisierung schafft hier Ordnung und verhindert Informationsverlust.
Überforderung
Wenn zu viele Aufgaben, Systeme und Papierstapel auf zu wenig Menschen treffen. Digitalisierung kann Überforderung reduzieren durch vereinfachte Prozesse.
Übertragungsservice (Papier zu digital)
Dienstleistung von Digitalisieren.Team zur strukturierten Übergabe von physischen Papierunterlagen, z. B. im Abo-Format per Versand oder Abholung.
Unternehmenswert steigern
Bezeichnet den positiven Effekt, den strukturierte und digitale Geschäftsprozesse auf den Unternehmenswert haben – insbesondere im Hinblick auf Nachfolge, Bewertung oder Verkauf.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Digitalisierung im Kontext von Dokumenten?
Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess, physische Dokumente in ein digitales Format umzuwandeln, um sie leichter speichern, durchsuchen und teilen zu können.
Wie sicher sind meine Daten bei Digitalisieren.Team?
Wir legen großen Wert auf Datensicherheit und verwenden modernste Verschlüsselungstechnologien, um Ihre Informationen zu schützen. Unsere Prozesse sind vollständig DSGVO-konform.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Wir digitalisieren eine Vielzahl von Dokumenten, darunter Rechnungen, Verträge, Patientenakten und Personalunterlagen.
Wie lange dauert der Digitalisierungsprozess?
Die Dauer hängt von der Menge und Art der Dokumente ab. Wir arbeiten effizient, um Ihnen schnellstmöglich Ergebnisse zu liefern.
Bieten Sie auch eine Strukturierung der digitalisierten Dokumente an?
Ja, wir bieten ein maßgeschneidertes Office-Management, das Ihre Dokumente strukturiert, benennt und durchsuchbar macht.
Kann ich auf meine digitalisierten Dokumente jederzeit zugreifen?
Ja, unsere Lösungen ermöglichen Ihnen einen jederzeitigen Zugriff auf Ihre Dokumente, egal wo Sie sich befinden.
Was passiert mit den Originaldokumenten nach der Digitalisierung?
Nach der Digitalisierung können Sie entscheiden, ob Sie die Originale zurückerhalten oder sicher von uns entsorgen lassen möchten.
Wie kann ich mit der Digitalisierung beginnen?
Kontaktieren Sie uns einfach über unsere Website oder telefonisch, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung meiner Dokumente?
Die Digitalisierung bietet Ihnen mehr Effizienz, Sicherheit und Platzersparnis, während Sie gleichzeitig den Zugriff auf Ihre Dokumente verbessern.
Jetzt digitalisieren!
Erleben Sie die Vorteile der Digitalisierung selbst! Starten Sie in eine effizientere Zukunft. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Dokumente sicher und schnell digitalisieren.